E-Rechnung

PDF-Rechnung in E-Rechnung umwandeln: Ihr PDF als ZUGFeRD

Ihre Rechnung aus Word, Excel oder Ihrem Rechnungsprogramm bleibt, wie sie ist. Sie tragen die Rechnungsdaten einmal ins Formular ein, daraus entsteht die E-Rechnung als XML, und die steckt danach in Ihrem PDF: ein ZUGFeRD-PDF, das Menschen lesen wie bisher und Software einliest. Die XML prüft der offizielle KoSIT-Validator, die fertige Datei veraPDF als PDF/A-3.

Kostenloses Konto · 50 Rechnungen im Monat · XML mit KoSIT, PDF mit veraPDF geprüft

Rechnung an
Format

Rechnungsbild

Ihre Angaben

Ihre elektronische Adresse als Absender. Die XRechnung verlangt sie.

Eines von beiden genügt. Kleinunternehmer ohne USt-IdNr. geben die Steuernummer an.

Dann wird keine Umsatzsteuer berechnet, und die Rechnung trägt den gesetzlichen Hinweis.

Bankverbindung

Rechnungsempfänger

Wohin der Empfänger Rechnungen haben möchte, etwa rechnung@… oder buchhaltung@…

Wenn der Empfänger eine Referenz für seine Buchhaltung nennt, etwa eine Kostenstelle oder Kundennummer.

Etwa an ein Lager, eine Filiale oder eine Baustelle. Sie steht als Lieferanschrift auf der Rechnung.

Rechnung

Etwa bei einer Monatsrechnung: von wann bis wann geleistet wurde. § 14 UStG lässt beides zu.

Positionen

  1. Position 1

    Netto: –

Summen erscheinen, sobald Menge und Preis jeder Position lesbar sind.

Zahlung

Die Rechnung weist den Betrag als gezahlt aus; zu zahlen bleibt 0 €.

Speichert das Formular nur auf diesem Gerät (Local Storage), damit beim Neuladen nichts verloren geht und Ihre Angaben für die nächste Rechnung bereitstehen. Ohne Häkchen wird nichts gespeichert, und Gespeichertes wird gelöscht.

Ihre Angaben gehen zur Erstellung und Prüfung an unseren Server in der EU und werden dort nicht gespeichert.

  1. 1Kostenlos anmelden, mit einem Link per E-Mail oder mit GitHub. Was Sie schon eingetragen haben, bleibt dabei erhalten.
  2. 2Ihr PDF auswählen und die Rechnungsdaten so eintragen, wie sie auf dem PDF stehen: Empfänger, Positionen, Umsatzsteuer, Zahlung. Summen und Steuer rechnet das Formular mit.
  3. 3„E-Rechnung erstellen und prüfen“: Die E-Rechnung wird erzeugt und mit KoSIT geprüft, in Ihr PDF eingebettet, als PDF/A-3 geprüft und heruntergeladen.

Warum ein PDF nicht einfach umgewandelt wird

Eine E-Rechnung sind die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format nach der Norm EN 16931, das Software ohne Abtippen liest. Ein PDF aus Word oder Excel enthält diese Daten nicht, nur ihr Bild: Text an Stellen auf einer Seite. Wer daraus eine E-Rechnung „umwandelt“, muss das Bild lesen und raten, welche Zahl der Nettobetrag ist und welche die Steuer.

Bei ZUGFeRD ist nach dem BMF-Schreiben zur E-Rechnung die XML der maßgebliche Teil, nicht das PDF. Ein falsch gelesener Betrag stünde also genau dort, wo er zählt. Darum tragen Sie die Angaben hier einmal ein, mit den Prüfungen des Formulars, und Ihr PDF bleibt das, was Menschen sehen. Weil beides dieselbe Rechnung zeigen muss, tragen Sie ein, was auf dem PDF steht.

Was mit Ihrem PDF geschieht

Ihr PDF wird zum Träger der E-Rechnung. Die XML wird als Anhang darin eingebettet, wie ZUGFeRD es vorschreibt, und die Datei bekommt, was ein PDF/A-3 braucht: die Kennzeichnung als PDF/A-3 und als ZUGFeRD, ein Farbprofil und die Metadaten. Die Seiten selbst bleiben, wie sie sind.

Bevor Sie die Datei bekommen, prüft veraPDF, der Referenz-Validator für PDF/A, ob sie wirklich ein PDF/A-3 ist. Besteht sie nicht, bekommen Sie keine Datei, sondern den Grund und einen Ausweg.

Gespeichert wird nichts: PDF und Angaben werden auf unserem Server in der EU im Arbeitsspeicher verarbeitet und mit der Antwort verworfen. Das Konto zählt nur, wie viele Rechnungen in diesem Monat entstanden sind. Aufbewahren müssen Sie die fertige E-Rechnung selbst.

Welche PDFs gehen

Wir haben im Oktober 2026 86 Rechnungs-PDFs so verarbeitet: aus öffentlichen ZUGFeRD-Beispielsammlungen, aus Rechnungsprogrammen und Programmbibliotheken, aus Word-Dokumenten, aus Chrome und aus macOS. 83 wurden gültige PDF/A-3. Die drei übrigen waren ein Bericht aus Oracle ohne eingebettete Schriften, ein PDF im Format PDF 2.0 und eine beschädigte Datei.

Word, Excel und LibreOffice betten ihre Schriften beim Speichern als PDF ein, ebenso der Browser beim „Als PDF speichern“ und die meisten Rechnungsprogramme; solche PDFs gehen. Nicht gehen PDFs mit Passwortschutz, PDFs über 5 MB und PDFs, die schon eine E-Rechnung enthalten. Fehlen Schriften, speichern Sie die Rechnung als PDF/A: in Word unter Datei → Speichern unter → PDF → Optionen → „PDF/A-kompatibel“, in LibreOffice beim Export als PDF mit „PDF/A“.

Geht ein PDF trotzdem nicht, bietet das Formular an, die Rechnung aus Ihren Angaben auf unserem schlichten Rechnungsbild zu erstellen, mit Ihrem PDF als Anlage in der E-Rechnung.

Und als XRechnung?

Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei, sie hat kein Rechnungsbild, in das ein PDF passen würde. Behörden, die eine XRechnung verlangen, bekommen sie aus demselben Formular: Format „XRechnung“ wählen, die Angaben eintragen und Ihr PDF unter „Anlagen“ anhängen, bis 3 MB. Dann reist es in der XRechnung mit, und die Software des Empfängers findet es dort.

Warum ein Konto, und was es kostet

Das Konto ist kostenlos und erstellt 50 E-Rechnungen im Monat, auf Ihrem PDF oder aus dem Formular. Angemeldet wird mit einem Link per E-Mail oder mit GitHub, ohne Kreditkarte. Das eigene PDF gibt es nur mit Konto, weil wir dafür eine fremde Datei öffnen, umschreiben und prüfen; ohne Konto erstellt das Formular E-Rechnungen auf unserem Rechnungsbild, 10 am Tag.

Drei Wege von der PDF-Rechnung zur E-Rechnung

Alle drei aus demselben Formular, nach dem Stand von Oktober 2026:

Ihr PDF als ZUGFeRDZUGFeRD aus dem FormularXRechnung mit PDF-Anlage
Was Menschen sehenIhr PDFunser schlichtes Rechnungsbilddie Daten in ihrer Software, Ihr PDF als Anlage
Für Unternehmenja (EN 16931)ja (EN 16931)ja
Für Behördenportaleje nach Portalje nach Portalja
Anmeldungkostenloses Kontoohne, 10 am Tagohne, 10 am Tag

In allen drei Fällen tragen Sie die Rechnungsdaten einmal ein, und in allen dreien prüft der KoSIT-Validator die E-Rechnung, bevor Sie sie bekommen.

Häufige Fragen

Kann man eine PDF-Rechnung in eine E-Rechnung umwandeln?

Ja, mit diesem Formular: Ihr PDF bleibt das Rechnungsbild, und die Rechnungsdaten, die Sie einmal eintragen, kommen als XML hinein. Heraus kommt ein ZUGFeRD-PDF, eine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG. Umbenennen oder bloß „konvertieren“ genügt nicht, weil ein gewöhnliches PDF die Daten nicht in strukturierter Form enthält.

Warum muss ich die Rechnungsdaten noch einmal eintragen?

Weil bei ZUGFeRD die XML zählt und nicht das Bild. Ein Programm, das die Angaben aus dem PDF liest, muss erraten, welche Zahl welche ist, und ein Lesefehler stünde im maßgeblichen Teil der Rechnung. Im Formular sehen Sie jede Angabe, Summen und Steuer rechnet es selbst, und der KoSIT-Validator prüft das Ergebnis. Ihre eigenen Angaben merkt es sich auf Wunsch für die nächste Rechnung.

Wird mein PDF dabei verändert?

Die Seiten nicht. Die Datei bekommt die XML als eingebetteten Anhang, ein Farbprofil und die Metadaten, die PDF/A-3 und ZUGFeRD verlangen. Wer sie öffnet, sieht Ihre Rechnung wie vorher; ein PDF-Programm zeigt zusätzlich die angehängte XML.

Welche PDFs funktionieren?

PDFs bis 5 MB mit eingebetteten Schriften, wie sie Word, Excel, LibreOffice, der Browser und die meisten Rechnungsprogramme erzeugen; in unserem Test wurden 83 von 86 Rechnungs-PDFs gültige PDF/A-3. Nicht gehen PDFs mit Passwortschutz, PDFs im Format PDF 2.0 und PDFs, die schon eine E-Rechnung enthalten. Lehnt das Formular ein PDF ab, nennt es den Grund und bietet an, die Rechnung stattdessen auf unserem Rechnungsbild zu erstellen, mit Ihrem PDF als Anlage.

Kann ich ein PDF in eine XRechnung umwandeln?

Nicht so, dass das PDF die XRechnung wird: Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Rechnungsbild. Erstellen Sie die XRechnung im Formular aus Ihren Angaben und hängen Sie Ihr PDF unter „Anlagen“ an, dann steckt es in der XRechnung. Nimmt der Empfänger ZUGFeRD an, geht auch Ihr PDF als ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG: dafür als Empfänger „Eine Behörde“ wählen.

Was kostet das?

Nichts. Ein kostenloses Konto erstellt 50 E-Rechnungen im Monat, auf Ihrem PDF oder aus dem Formular; angemeldet wird mit einem Link per E-Mail oder mit GitHub, ohne Kreditkarte. Ohne Konto erstellt das Formular E-Rechnungen auf unserem Rechnungsbild, 10 am Tag.

Was passiert mit meinem PDF?

Es wird auf unserem Server in der EU im Arbeitsspeicher verarbeitet: XML einbetten, als PDF/A-3 prüfen, an Sie zurückgeben. Gespeichert wird es nicht, die Rechnungsdaten ebenso wenig; das Konto zählt nur, wie viele Rechnungen im Monat entstanden sind. Aufbewahren müssen Sie die fertige E-Rechnung selbst.

Woran erkenne ich, ob mein PDF schon eine E-Rechnung ist?

Am ZUGFeRD Viewer: Steckt eine XML im PDF, liest er sie aus und zeigt sie an. Ein PDF, das schon eine E-Rechnung trägt, nimmt dieses Formular nicht noch einmal.

Darf ich ab 2027 noch PDF-Rechnungen schicken?

Im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen bis Ende 2026 ja, Unternehmen bis 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Danach muss es eine E-Rechnung sein; ein ZUGFeRD-PDF im Profil EN 16931 ist eine, ein gewöhnliches PDF nicht. Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden, Rechnungen bis 250 € und Kleinunternehmer.

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