Rechnungen an Behörden
XRechnung an den Bund: über die OZG-RE, Schritt für Schritt
Seit September 2025 nimmt der Bund Rechnungen nur noch über eine Plattform an, die OZG-RE. Wer sie nutzen muss, wie die Registrierung geht, welche Wege und Grenzen es gibt und woran Rechnungen dort scheitern.
Das Wichtigste
- Die OZG-RE ist seit dem 20. September 2025 die einzige Rechnungsplattform des Bundes, betrieben vom Beschaffungsamt des BMI. Die frühere ZRE ist abgeschaltet; ihre 187 Rechnungsempfänger sind umgezogen.
- Registrierung und Nutzung sind kostenlos. Registrieren müssen Sie sich auf jedem Weg, auch für E-Mail und Peppol.
- Format: XRechnung in UBL oder CII. ZUGFeRD nur im Profil XRECHNUNG und nur als XML ohne das PDF.
- Pflichtangabe ist die Leitweg-ID der Behörde, als Käuferreferenz (BT-10). Sie bekommen sie mit dem Auftrag.
Wer über die OZG-RE abrechnet
Die unmittelbare Bundesverwaltung und die Verfassungsorgane müssen die OZG-RE nutzen. Mittelbare Bundesbehörden — Anstalten, Körperschaften, Stiftungen des Bundes — dürfen sie nutzen oder eine eigene Lösung betreiben; über 170 tun Ersteres. Dazu kommen fünf Länder, die die Plattform mitnutzen: Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen und Thüringen. Insgesamt laufen über 330.000 Rechnungen im Monat darüber.
Ob Ihr Kunde dazugehört, sagt der Anfang seiner Leitweg-ID:
| Beginnt mit | Bedeutung |
|---|---|
991 | Unmittelbare Bundesverwaltung, Rechnung über die OZG-RE |
992 | Mittelbare Bundesbehörde, Rechnung über die OZG-RE |
993 | Mittelbare Bundesbehörde mit eigener Lösung: Sie nennt Ihnen den Weg |
Die Behörden der Länder und Kommunen beginnen mit dem Code ihres Landes, 01 bis 16. Wie die Leitweg-ID aufgebaut ist und wie Sie ihre Prüfziffer kontrollieren: Leitweg-ID finden und prüfen.
Schritt für Schritt
- 1Leitweg-ID beschaffen. Sie steht in der Bestellung oder im Vertrag. Fehlt sie, fragen Sie die bestellende Stelle; raten Sie nicht, denn eine Rechnung mit falscher ID landet nicht beim Empfänger.
- 2Bei der OZG-RE registrieren. Entweder mit einem eigenen Konto — Firmenname, Land, USt-IdNr. und Steuernummer, dann Name, E-Mail-Adresse und Passwort des Nutzers, bestätigt über einen Aktivierungslink — oder über „Mein Unternehmenskonto“ mit einem ELSTER-Organisationszertifikat.
- 3XRechnung erzeugen. Mit Ihrer Rechnungssoftware oder unserem kostenlosen Generator, mit der Leitweg-ID als Käuferreferenz. Prüfen Sie die Datei vorher im Validator: Er prüft nach dem Regelwerk der KoSIT, nach dem auch die Plattform prüft.
- 4Einreichen. Im Portal unter „Extern erstellte Rechnung einreichen“ hochladen, oder über einen der anderen Wege unten.
- 5Status verfolgen und Datei behalten. Das Portal zeigt, ob die Rechnung zugestellt oder abgewiesen wurde. 28 Tage nach der letzten Statusänderung löscht es sie; aufbewahren müssen Sie Ihre Datei selbst.
Die vier Wege
Upload
Die fertige XRechnung im Portal hochladen. Der übliche Weg, wer gelegentlich an den Bund schreibt und eine Software oder einen Generator hat.
Weberfassung
Die Rechnung direkt im Portal eintippen. Es braucht keine eigene Software; die Rechnung entsteht dafür nur dort.
Jedes Konto bekommt eine eigene, generierte Adresse. Eine Rechnung je E-Mail; hängt daneben eine weitere Datei an, die keine E-Rechnung ist, wird die ganze E-Mail verworfen. Belege gehören deshalb in die XRechnung selbst, nicht in die Mail.
Peppol
Die Peppol-ID einer Behörde auf der OZG-RE ist 0204: gefolgt von ihrer Leitweg-ID. Nur sinnvoll, wer ohnehin über einen Peppol-Zugangspunkt versendet.
De-Mail und FTP gehören nicht zu den Wegen der OZG-RE.
Grenzen für Größe und Anlagen
| Was | Grenze |
|---|---|
| 10 MB | |
| In der Rechnung eingebettete Anlagen | 15 MB; für die Weberfassung nennt dieselbe FAQ 11 MB |
| Anzahl eingebetteter Anlagen | 200 |
| Größere Dateien („Große Anlagen“) | als Link, zusammen bis 200 MB |
| Peppol | 100 MB |
| Erlaubte Dateitypen | PDF, PNG, JPG/JPEG, XLSX, ODS, CSV; keine Makros |
Woran Rechnungen scheitern
Formale und rechnerische Fehler weist die Plattform selbst ab, mit einem Prüfbericht der KoSIT auf Englisch, der die verletzte Regel per Code nennt. Inhaltliche Fehler — falscher Preis, falsche Bestellung — weist erst die Behörde zurück. Die häufigsten formalen Gründe:
- „Leitweg-ID ist nicht valide“: meist falsche Bindestriche oder Leerzeichen. Prüfen Sie die ID vorher mit dem Leitweg-ID-Prüfer.
- Die Käuferreferenz fehlt: BR-DE-15.
- Summen, die nicht aufgehen, und andere Regeln der Familie BR-CO, etwa ein Verkäufer ohne USt-IdNr., Steuer- oder Registernummer (BR-CO-26). Unser Validator nennt sie mit Erklärung in Klartext.
- „Duplikat erkannt“: dieselbe Rechnung zweimal eingereicht.
Eine Rechnung, die sich keinem Nutzerkonto zuordnen lässt, wird nach § 4 Abs. 4 ERechV ohne Nachricht abgewiesen. Wer per E-Mail einreicht, ohne registriert zu sein, erfährt also nichts.
Wann die E-Rechnung Pflicht ist
An Bundesbehörden seit dem 27. November 2020, nach der E-Rechnungsverordnung des Bundes. Ausgenommen sind Rechnungen über Direktaufträge bis 1.000 € (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 ERechV); die FAQ des Bundes rechnet den Betrag ohne Umsatzsteuer. Eine E-Rechnung dürfen Sie auch dann schicken.
Länder und Kommunen
Außer den fünf Ländern auf der OZG-RE betreibt jedes Land seinen eigenen Weg, und Kommunen regeln es teils noch einmal anders. Die Behörde nennt Ihnen Portal und Leitweg-ID mit dem Auftrag. Eigene Portale mit eigener Adresse haben unter anderem:
| Land | Portal |
|---|---|
| Bremen | zERIKA |
| Niedersachsen | ZeRN |
| Nordrhein-Westfalen | E-Rechnungsportal NRW |
| Baden-Württemberg | service-bw |
Die Übersicht aller Länder führt der Bund unter e-rechnung-bund.de.
Häufige Fragen
Was ist aus der ZRE geworden?
Innen- und Finanzministerium haben am 19. November 2024 entschieden, nur eine Plattform zu behalten, die OZG-RE. Am 19. September 2025 waren alle 187 Empfänger der ZRE umgezogen; die ZRE nahm danach keine Rechnungen mehr an und wurde zum Jahresende 2025 abgeschaltet.
Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung schicken?
Nur im Profil XRECHNUNG, und dann nur die XML ohne das PDF — also im Ergebnis eine XRechnung in CII. Ein ZUGFeRD-PDF im üblichen Profil EN 16931 nimmt die OZG-RE nicht an. Was die beiden Formate unterscheidet: XRechnung oder ZUGFeRD.
Gibt es ein Verzeichnis der Leitweg-IDs?
Kein zentrales. Die Weberfassung der OZG-RE zeigt die angebundenen Leitweg-IDs; der Bund rät trotzdem, nur die ID aus der Bestellung zu verwenden.
Bekomme ich eine Bestätigung per E-Mail?
Darauf verlassen Sie sich besser nicht: Die FAQ des Bundes sagt, automatische Status-E-Mails gebe es derzeit nicht, ein Merkblatt vom September 2025, man könne sie einrichten. Sicher ist der Status im Portal.
Wo bekomme ich Hilfe?
Beim Support für Rechnungssteller der OZG-RE: 030 2598 4436, montags bis freitags von 8 bis 16 Uhr, oder über das Kontaktformular auf e-rechnung-bund.de. Wir sind nicht der Betreiber und können in Ihr Konto dort nicht hineinsehen.
Unser kostenloser Generator erzeugt eine XRechnung mit Leitweg-ID, die das KoSIT-Regelwerk besteht, bevor Sie sie herunterladen — fertig zum Hochladen in die OZG-RE.
Quellen: FAQ der E-Rechnung des Bundes; Übertragungskanal E-Mail; Übersicht der Rechnungsempfänger; Ein Jahr Konsolidierung (25. Juni 2026); ERechV. Gelesen am 25. Oktober 2026. NormAPI betreibt die OZG-RE nicht und steht in keiner Verbindung zu ihrem Betreiber.