EN 16931: die Norm, nach der jede deutsche E-Rechnung gebaut ist

Die EN 16931 ist kein Dateiformat. Sie beschreibt, welche Angaben eine Rechnung enthält und wie sie zusammenhängen — Verkäufer, Käufer, Positionen, Umsatzsteuer, Summen — als Liste von Geschäftsbegriffen mit Nummern: BT-1 ist die Rechnungsnummer, BT-5 die Währung, BT-10 die Käuferreferenz. Dazu kommen Geschäftsregeln, die sagen, was Pflicht ist und was zueinander passen muss.

Erst die Syntax macht daraus eine Datei. Die Norm lässt zwei zu, UBL 2.1 und UN/CEFACT CII D16B, und legt für beide fest, in welchem XML-Element jeder Geschäftsbegriff steht. Eine XRechnung in UBL und eine in CII sind deshalb derselbe Inhalt in zwei Schreibweisen, und ein ZUGFeRD-PDF trägt die CII-Fassung in sich.

Entstanden ist sie aus der Richtlinie 2014/55/EU: Öffentliche Auftraggeber in der EU müssen seit 2019 (zentrale Stellen) und 2020 (alle übrigen) E-Rechnungen nach dieser Norm annehmen. Das deutsche Umsatzsteuergesetz knüpft seit 2025 daran an: Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG entspricht der europäischen Norm und ihrer Syntaxliste — oder einem Format, das die Parteien vereinbaren und das mit der Norm interoperabel ist.

Im Frühjahr 2026 hat CEN eine neue Fassung von Teil 1 verabschiedet, die EN 16931-1:2026. Sie ersetzt die Ausgabe von 2017 samt Änderung von 2019 und ergänzt das Modell nach Angabe der EU-Kommission um das, was die automatisierte Umsatzsteuermeldung unter ViDA braucht. Die deutsche Ausgabe ist DIN EN 16931-1:2026-10.

Für eine Rechnung, die Sie heute verschicken, ändert das noch nichts. Die Kommission schreibt, die Ausgabe 2017 sei zwar formal zurückgezogen, bleibe während der Übergangszeit aber konform; die Übergangspläne werden erst erarbeitet. Die offiziellen Prüfregeln von CEN (Version 1.3.17 vom Oktober 2026) und die XRechnung 3.0 bauen beide auf dem Modell von 2017 auf.

Jede Rechnung sagt selbst, nach welcher Fassung sie gebaut ist, in der Spezifikationskennung (BT-24): urn:cen.eu:en16931:2017. So beginnt sie in jeder Datei, die unser Generator erzeugt, auch in der XRechnung, deren Kennung die Nutzungsspezifikation nur anhängt.

Die Ausgabe 2017 war kostenlos: Die EU-Kommission hatte mit CEN vereinbart, dass Teil 1 und 2 „für die Dauer der aktuellen Fassung“ frei abgegeben werden. Mit der neuen Fassung ist das vorbei, bis die Vereinbarung erneuert wird. Die DIN EN 16931-1:2026-10 kostet bei DIN Media 366,20 € als deutsches PDF (Stand 25. Oktober 2026). Die Syntaxliste, CEN/TS 16931-2, ist weiterhin kostenlos.

Für die praktische Arbeit brauchen Sie den Normtext selten. Die XRechnung-Spezifikation der KoSIT gibt das Modell mit allen Geschäftsbegriffen frei zugänglich wieder, und die Prüfregeln liegen offen: CEN veröffentlicht seine als Schematron auf GitHub, und unser Fehlerverzeichnis erklärt die Regeln, die in Deutschland ausgewertet werden, in Klartext.

Die Norm ist bewusst breit. Länder und Branchen dürfen sie auf zwei Arten anpassen, und die Rechnung verrät in BT-24, welche gewählt wurde.

Nutzungsspezifikation (CIUS)

Schränkt ein und präzisiert, ohne etwas hinzuzufügen: Jede Rechnung nach der CIUS ist auch eine gültige Rechnung nach der Norm. Die XRechnung ist eine, ebenso Peppol BIS Billing 3.0. Kennung: urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0

Erweiterung

Fügt Felder hinzu, die die Norm nicht kennt, und ist deshalb nur noch „conformant“, nicht „compliant“. ZUGFeRD EXTENDED ist das bekannteste Beispiel — warum eine Behörde es zurückweist, steht auf der Seite ZUGFeRD Extended oder XRechnung.

Mit der Richtlinie (EU) 2025/516 („VAT in the Digital Age“, in Kraft seit 14. April 2025) wird die Norm vom Standard für Behördenrechnungen zum Standard für alle. Seitdem dürfen Mitgliedstaaten die E-Rechnung im Inland ohne Ausnahmegenehmigung vorschreiben. Ab 1. Juli 2030 müssen E-Rechnungen grundsätzlich der EN 16931 und ihrer Syntaxliste entsprechen — für Lieferungen im Inland dürfen Staaten weitere Formate zulassen —, und für Umsätze zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Ländern beginnt die digitale Meldepflicht.