Formatwahl
XRechnung oder ZUGFeRD: zwei Fragen, nicht eine
Beide sind E-Rechnungen nach EN 16931 mit demselben Inhalt. Die Frage „XRechnung oder ZUGFeRD“ vermischt zwei Entscheidungen: welches Regelwerk die Rechnung erfüllt und ob sie als reine XML oder als PDF mit XML darin reist. Wer beides trennt, weiß in zwei Schritten, was sein Empfänger braucht — hier mit derselben Rechnung in beiden Formaten zum Herunterladen.
Die kurze Antwort
- An eine Behörde: XRechnung, als reine XML-Datei. Die Rechnungsplattform des Bundes, die OZG-RE, nimmt ZUGFeRD nur im Profil XRECHNUNG an, und auch dann nur die XML ohne PDF.
- An ein Unternehmen: Beides ist eine gültige E-Rechnung. ZUGFeRD im Profil EN 16931 ist meist bequemer, weil der Empfänger das PDF auch ohne Software lesen kann. Welches Format gilt, vereinbaren Sie mit Ihrem Kunden.
- Keine E-Rechnung ist ZUGFeRD in den Profilen MINIMUM und BASIC WL, und ein PDF ohne XML darin auch nicht.
Regelwerk und Verpackung
Die XRechnung ist zuerst ein Regelwerk: die deutsche Nutzungsspezifikation der Norm EN 16931, betrieben von der KoSIT. Sie macht Angaben zur Pflicht, die die Norm offenlässt — die Käuferreferenz, die bei Behörden die Leitweg-ID ist, elektronische Adressen und einen Ansprechpartner des Verkäufers. ZUGFeRD ist zuerst eine Verpackung: ein PDF/A-3, in dem die Rechnungsdaten als XML stecken. Welche Regeln diese XML erfüllt, sagt das Profil.
| Reine XML | PDF mit XML (ZUGFeRD) | |
|---|---|---|
| Regeln der XRechnung | XRechnung in UBL oder CII. Der Standard für Behörden. | ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG: eine XRechnung in CII, im PDF als xrechnung.xml. |
| Nur EN 16931 | XML nach der Norm, ohne die deutschen Zusatzregeln. Gültig zwischen Unternehmen. | ZUGFeRD im Profil EN 16931 (früher Comfort), im PDF als factur-x.xml. Das übliche ZUGFeRD zwischen Unternehmen. |
Die XML ist in allen vier Feldern dasselbe Datenmodell, nur die XRechnung-Zeile erfüllt zusätzlich die deutschen Regeln. Deshalb wandelt ein Generator dieselben Angaben in jede der vier Dateien, und deshalb ist eine XRechnung an ein Unternehmen nicht falsch, nur strenger als nötig. Was in einem ZUGFeRD-PDF steckt, zeigt die Seite Das ZUGFeRD-Format; welches ZUGFeRD-Profil wofür, auf ZUGFeRD Extended oder XRechnung.
Dieselbe Rechnung, alle Formate
Zwei Fälle aus unserer Beispielbibliothek, jeder als UBL, als CII und als ZUGFeRD-PDF. Jede Datei hat am 22. Oktober 2026 den KoSIT-Validator bestanden (Regelwerk v2026-08-31). Öffnen Sie die XML im Editor und das PDF im Reader: Es sind dieselben Beträge, Positionen und Parteien.
| Datei | Fall 01 · als XRechnung | Fall 36 · EN 16931 an ein Unternehmen |
|---|---|---|
| XML in UBL | Herunterladen · 5 KB | Herunterladen · 5 KB |
| XML in CII | Herunterladen · 8 KB | Herunterladen · 8 KB |
| ZUGFeRD-PDF | Herunterladen · 43 KB | Herunterladen · 41 KB |
Was sich zwischen den Spalten unterscheidet, steht in der Spezifikationskennung (BT-24) am Anfang jeder XML: urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0 für die XRechnung, urn:cen.eu:en16931:2017 für die Rechnung nach der Norm allein. Die PDFs sind ein Mehrfaches der XML, die sie tragen; den Unterschied machen Schriften und Seitenbild.
Beide Fälle mit ihrer Beschreibung und der Anfrage, aus der sie entstehen: Fall 01 und Fall 36 in den E-Rechnung-Beispielen.
Was der Empfänger braucht
Bundesbehörden
XRechnung in UBL oder CII, über die OZG-RE. ZUGFeRD nimmt sie nur im Profil XRECHNUNG und „nur und ausschließlich als rein strukturierte XML-Datei ohne Sichtformat“ an — also ohne das PDF, womit vom ZUGFeRD nichts übrig bleibt als eine XRechnung in CII. Die Käuferreferenz muss die Leitweg-ID der Behörde sein. Wie Registrierung und Übermittlung ablaufen: XRechnung an den Bund.
Länder und Kommunen
Ebenfalls die XRechnung, über das Portal des Landes oder Peppol; fünf Länder nutzen die OZG-RE des Bundes mit. Ob ein Landesportal daneben ZUGFeRD annimmt, regelt jedes Land selbst — die Behörde nennt Ihnen Portal und Leitweg-ID mit dem Auftrag.
Unternehmen
Jede E-Rechnung nach EN 16931 genügt dem Umsatzsteuergesetz, als XML wie als ZUGFeRD. Welches Format Sie schicken, ist nach dem BMF „eine zivilrechtliche Frage, die nur zwischen den Vertragsparteien zu entscheiden ist“. Ohne Absprache ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 die Wahl, mit der am wenigsten schiefgeht: Die Buchhaltungssoftware liest die XML, der Mensch das PDF. Eine Zustimmung des Empfängers zur E-Rechnung brauchen Sie nicht.
Privatkunden
Keine Pflicht zur E-Rechnung. Ein gewöhnliches PDF oder Papier genügt; ein ZUGFeRD-PDF schadet nicht, weil es sich wie jedes PDF öffnen lässt.
Bei ZUGFeRD zählt die XML
Ein ZUGFeRD-PDF enthält die Rechnung zweimal: als Seite für Menschen und als XML für Software. Das BMF hat festgelegt, welche gilt — die XML bildet den „führenden Teil“, und bei Abweichungen gehen ihre Daten denen des Bildes vor. Den Vorsteuerabzug gibt es nur aus dem strukturierten Teil; ein Bildteil mit anderen Angaben kann als zweite Rechnung gelten, mit der Steuer, die darin ausgewiesen ist.
Wer ZUGFeRD aus zwei Quellen zusammensetzt — etwa das PDF aus Word und die XML aus einem Formular —, muss also sicherstellen, dass beide dasselbe sagen. Unser ZUGFeRD Viewer zeigt die eingebettete XML neben dem PDF, sodass Sie es vergleichen können.
Die aktuellen Versionen
| Format | Gültig | Als Nächstes |
|---|---|---|
| XRechnung 3.0 | seit 1. Februar 2024, bis mindestens 31. Juli 2027; aktuelles Paket 3.0.2 | XRechnung 4.0: Vorabversion seit September 2026, endgültig im Frühjahr 2027 erwartet |
| ZUGFeRD 2.5.2 = Factur-X 1.09.2 | veröffentlicht 4. August 2026, anzuwenden seit 1. September 2026 | Nächste Fassung mit Bruttorechnungen, von FeRD für Herbst 2026 angekündigt |
Beide bauen auf der EN 16931 in der Ausgabe von 2017 auf, auch nachdem 2026 eine neue Ausgabe erschienen ist. Was die Norm festlegt: Die Norm EN 16931.
Häufige Fragen
Ist ZUGFeRD eine XRechnung?
Nur im Profil XRECHNUNG: Dann steckt im PDF eine vollständige XRechnung in CII. Im üblichen Profil EN 16931 erfüllt die XML die Norm, aber nicht die deutschen Zusatzregeln, und ist damit keine XRechnung.
Muss mein Kunde ZUGFeRD annehmen, wenn er XRechnung will?
Das Steuerrecht entscheidet es nicht; das Format ist Sache Ihres Vertrags. Fest steht nur: Ein Empfänger, der eine E-Rechnung ablehnt oder nicht empfangen kann, hat kein Anrecht auf eine Papier- oder PDF-Rechnung stattdessen. Sie haben Ihre Pflicht erfüllt, wenn Sie die E-Rechnung ausgestellt haben und den Versuch, sie zu übermitteln, belegen können.
Ab wann muss ich überhaupt E-Rechnungen schicken?
Empfangen können müssen Sie sie seit dem 1. Januar 2025; ein E-Mail-Postfach genügt. Ausstellen müssen Sie sie an andere Unternehmen im Inland ab 1. Januar 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, sonst ab 1. Januar 2028. Ausgenommen sind Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 €. Bundesbehörden verlangen die E-Rechnung schon seit November 2020.
Woran erkenne ich, was ich bekommen habe?
Eine XML-Datei öffnet unser XRechnung Viewer, ein PDF unser ZUGFeRD Viewer. Beide zeigen die Rechnung lesbar; der Validator sagt, nach welchem Regelwerk er sie geprüft hat und ob sie es erfüllt.
Unser kostenloser Generator erzeugt aus einmal eingetragenen Angaben eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF, für eine Behörde oder ein Unternehmen, geprüft mit dem KoSIT-Validator vor dem Download.
Quellen: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 (Rn. 27, 31, 32, 42), geändert am 15. Oktober 2025; FAQ der E-Rechnung des Bundes; KoSIT, Versionen der XRechnung; FeRD, ZUGFeRD 2.5.2. Gelesen am 25. Oktober 2026. Diese Seite ist eine Erläuterung, keine Steuerberatung.