E-Rechnung in Österreich: Pflicht, Formate und Rechnungen nach Deutschland

Wer Waren oder Leistungen an eine Bundesdienststelle liefert, muss elektronisch abrechnen. Rechtsgrundlage sind § 5 des IKT-Konsolidierungsgesetzes und die E-Rechnungs-Verordnung (BGBl. II Nr. 505/2012), beide seit 1. Januar 2014. Eine Betragsgrenze gibt es nicht. Keine E-Rechnung brauchen unter anderem Bar- und Kartenzahlungen, Mieten, Leasing und Versicherungsverträge; die ganze Liste führt e-rechnung.gv.at.

Ausländische Vertragspartner sind nur „nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten“ verpflichtet (§ 5 Abs. 3 IKTKonG), und der Bund nimmt von ihnen weiterhin Papierrechnungen an. Für sie hat er den Zugang über Peppol geschaffen. Wer als ausländisches Unternehmen eine Betriebsstätte in Österreich hat, gilt aber als inländischer Vertragspartner und fällt voll unter die Pflicht.

Über Peppol haben alle Dienststellen des Bundes dieselbe Adresse, 9915:b; welche die Rechnung bekommt, ergibt sich aus der Auftragsreferenz. Details: Peppol bei e-rechnung.gv.at.

Neben den Angaben, die jede Rechnung braucht, verlangt § 4 der E-Rechnungs-Verordnung:

Wie die Auftragsreferenz aufgebaut ist: Auftragsreferenz bei e-rechnung.gv.at.

Lieferanten der Länder, Städte und Gemeinden müssen nicht elektronisch abrechnen; diese Verwaltungen können E-Rechnungen über e-rechnung.gv.at trotzdem empfangen. Umgekehrt gilt das Vergaberecht: Bei Aufträgen im Oberschwellenbereich muss jeder öffentliche Auftraggeber E-Rechnungen nach der EN 16931 annehmen und verarbeiten (§ 368 BVergG 2018), spätestens seit 18. April 2020.

Zwischen Unternehmen ist die E-Rechnung in Österreich keine Pflicht. Die Wirtschaftskammer schreibt im März 2026, strukturierte E-Rechnungen seien „derzeit verpflichtend nur für Rechnungen an den Bund vorgesehen“. Eine elektronische Rechnung — auch ein PDF per E-Mail — gilt als Rechnung, wenn der Empfänger zustimmt (§ 11 Abs. 2 UStG).

Ab 1. Juli 2030 sieht die EU-Richtlinie ViDA für Umsätze zwischen Unternehmen in verschiedenen EU-Ländern E-Rechnungen nach EN 16931 und eine digitale Meldung vor — dann auch zwischen Österreich und Deutschland.

Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt nur, wenn Leistender und Leistungsempfänger beide in Deutschland ansässig sind: mit Sitz, Geschäftsleitung oder einer Betriebsstätte, die am Umsatz beteiligt ist (Abschnitt 14.1 Abs. 4 UStAE, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025). Ihre Rechnung aus Österreich an ein deutsches Unternehmen muss also keine E-Rechnung sein. Sie darf auf Papier gehen oder, wenn Ihr Kunde zustimmt, als E-Rechnung oder PDF (Abschnitt 14.1 Abs. 6).

Anders, wenn eine deutsche Betriebsstätte Ihres Unternehmens am Umsatz beteiligt ist: Dann gilt die Pflicht mit ihren Übergangsfristen auch für Sie — wann die E-Rechnung in Deutschland Pflicht ist. Nur umsatzsteuerlich in Deutschland registriert zu sein, reicht dafür nicht; laut BMF können Sie auf der Rechnung vermerken, dass Sie hier keine feste Niederlassung haben, um zu begründen, warum es keine E-Rechnung ist.

Will Ihr Kunde trotzdem eine E-Rechnung, ist ZUGFeRD meist die einfachste Wahl: ein PDF wie bisher, mit den Rechnungsdaten als XML darin. Unser kostenloser Generator erstellt es im Browser; das Land des Verkäufers tragen Sie selbst ein, Beträge schreibt er in Euro. Welches der beiden Formate wann passt: XRechnung oder ZUGFeRD.

An Bundesbehörden gilt die Pflicht auch für ausländische Lieferanten, schreibt der Bund in seiner FAQ. Die Rechnung geht als XRechnung oder in einem anderen Format nach EN 16931 über die OZG-RE, die einzige Rechnungsplattform des Bundes. Ausgenommen sind Direktaufträge bis 1.000 € (§ 3 Abs. 3 ERechV).

Registrieren müssen Sie sich auf jedem Weg, auch für Peppol. Das ist kostenlos und geht mit einem eigenen OZG-RE-Konto, ohne ELSTER; die Oberfläche gibt es auch auf Englisch. Zu den Mindestangaben gehören allerdings USt-IdNr. und Steuernummer — ob eine ausländische Steuernummer genügt, sagt die FAQ nicht. Fragen Sie im Zweifel den Support der OZG-RE.

Pflicht ist die Leitweg-ID der Behörde, als Käuferreferenz (BT-10); Sie bekommen sie mit dem Auftrag. Wer über Peppol versendet, schickt an 0204: und die Leitweg-ID. Länder und Kommunen in Deutschland setzen die E-Rechnung je selbst um, mit eigenen Portalen und Regeln. Schritt für Schritt: XRechnung an den Bund; die ID prüfen: Leitweg-ID.

Ein deutscher Lieferant muss Ihnen keine E-Rechnung schicken: Auch in diese Richtung gilt die Pflicht nur zwischen zwei Unternehmen in Deutschland. Kommt trotzdem eine, ist es meist eines von zwei Formaten:

• ZUGFeRD: ein PDF, das Sie wie jedes andere öffnen und drucken; die Rechnungsdaten stecken als XML-Datei darin. In Frankreich heißt dasselbe Format Factur-X.
• XRechnung: nur eine XML-Datei, ohne Seite zum Ansehen. Lesen können Sie sie mit unserem kostenlosen Viewer, der sie als Rechnung darstellt.

Ob eine Datei die Regeln einhält — Summen, Pflichtangaben, Steuersätze —, zeigt unser Validator nach dem Regelwerk der KoSIT, mit einer Erklärung in Klartext je Fehler.