E-Rechnung in der Schweiz: was der Bund verlangt und was für Deutschland gilt

Der Bundesrat hat am 8. Oktober 2014 beschlossen, dass Lieferanten der Bundesverwaltung elektronisch abrechnen, wenn der Vertragswert 5000 Franken übersteigt; die Pflicht gilt seit 1. Januar 2016. Kleinbeschaffungen unter diesem Wert dürfen weiter auf Papier abgerechnet werden.

PDF-Rechnungen über einen Anbieter nimmt die Bundesverwaltung seit 30. Juni 2023 nicht mehr an. Welche Datenformate über die Anbieter laufen, legt sie auf ihren Seiten nicht fest; XRechnung, ZUGFeRD und Peppol nennt sie nicht. Details: E-Rechnung dem Bund zustellen.

Was Kantone und Gemeinden verlangen, entscheiden sie selbst. Der Kanton Zürich etwa hat 2018 beschlossen, dass alle seine Verwaltungsstellen E-Rechnungen annehmen sollen. Fragen Sie im Zweifel die Stelle, die bestellt.

Die QR-Rechnung ersetzt seit Juni 2020 die Einzahlungsscheine. Sie ist ein Zahlteil: Der Swiss QR Code darauf trägt, was für die Zahlung nötig ist; die Rechnung selbst steht daneben, auf Papier oder im PDF. eBill ist der Weg der Banken, Rechnungen direkt im E-Banking zu empfangen und zu bezahlen.

Beides ist keine E-Rechnung nach EN 16931, der Norm, auf der XRechnung und ZUGFeRD aufbauen. Will ein deutscher Kunde eine E-Rechnung, erfüllt eine QR-Rechnung das nicht.

Eine E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen gibt es in der Schweiz nicht. Das Mehrwertsteuergesetz stellt an eine Rechnung, anders als das EU-Recht, keine zwingenden formalen Anforderungen, schreibt der Bundesrat in einem Bericht vom Mai 2024. Eine Pflicht nach dem Vorbild der EU nennt er dort nur als mögliche Folge, falls die Schweiz sich dem One-Stop-Shop der EU anschlösse.

Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt nur, wenn Leistender und Leistungsempfänger beide in Deutschland ansässig sind: mit Sitz, Geschäftsleitung oder einer Betriebsstätte, die am Umsatz beteiligt ist (Abschnitt 14.1 Abs. 4 UStAE, BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025). Ihre Rechnung aus der Schweiz an ein deutsches Unternehmen muss also keine E-Rechnung sein. Sie darf auf Papier gehen oder, wenn Ihr Kunde zustimmt, als E-Rechnung oder PDF (Abschnitt 14.1 Abs. 6).

Anders, wenn eine deutsche Betriebsstätte Ihres Unternehmens am Umsatz beteiligt ist: Dann gilt die Pflicht mit ihren Übergangsfristen auch für Sie — wann die E-Rechnung in Deutschland Pflicht ist. Nur umsatzsteuerlich in Deutschland registriert zu sein, reicht dafür nicht; laut BMF können Sie auf der Rechnung vermerken, dass Sie hier keine feste Niederlassung haben, um zu begründen, warum es keine E-Rechnung ist.

Will Ihr Kunde trotzdem eine E-Rechnung, ist ZUGFeRD meist die einfachste Wahl: ein PDF wie bisher, mit den Rechnungsdaten als XML darin. Unser kostenloser Generator erstellt es im Browser; das Land des Verkäufers tragen Sie selbst ein, Beträge schreibt er in Euro. Welches der beiden Formate wann passt: XRechnung oder ZUGFeRD.

An Bundesbehörden gilt die Pflicht auch für ausländische Lieferanten, schreibt der Bund in seiner FAQ. Die Rechnung geht als XRechnung oder in einem anderen Format nach EN 16931 über die OZG-RE, die einzige Rechnungsplattform des Bundes. Ausgenommen sind Direktaufträge bis 1.000 € (§ 3 Abs. 3 ERechV).

Registrieren müssen Sie sich auf jedem Weg, auch für Peppol. Das ist kostenlos und geht mit einem eigenen OZG-RE-Konto, ohne ELSTER; die Oberfläche gibt es auch auf Englisch. Zu den Mindestangaben gehören allerdings USt-IdNr. und Steuernummer — ob eine ausländische Steuernummer genügt, sagt die FAQ nicht. Fragen Sie im Zweifel den Support der OZG-RE.

Pflicht ist die Leitweg-ID der Behörde, als Käuferreferenz (BT-10); Sie bekommen sie mit dem Auftrag. Wer über Peppol versendet, schickt an 0204: und die Leitweg-ID. Länder und Kommunen in Deutschland setzen die E-Rechnung je selbst um, mit eigenen Portalen und Regeln. Schritt für Schritt: XRechnung an den Bund; die ID prüfen: Leitweg-ID.

Ein deutscher Lieferant muss Ihnen keine E-Rechnung schicken: Auch in diese Richtung gilt die Pflicht nur zwischen zwei Unternehmen in Deutschland. Kommt trotzdem eine, ist es meist eines von zwei Formaten:

• ZUGFeRD: ein PDF, das Sie wie jedes andere öffnen und drucken; die Rechnungsdaten stecken als XML-Datei darin. In Frankreich heißt dasselbe Format Factur-X.
• XRechnung: nur eine XML-Datei, ohne Seite zum Ansehen. Lesen können Sie sie mit unserem kostenlosen Viewer, der sie als Rechnung darstellt.

Ob eine Datei die Regeln einhält — Summen, Pflichtangaben, Steuersätze —, zeigt unser Validator nach dem Regelwerk der KoSIT, mit einer Erklärung in Klartext je Fehler.